Une meilleure gestion des coûts d’impression c’est possible !

 

parcTous les ans, on estime qu’entre 3 et 5 % du chiffre d’affaires des entreprises françaises sont perdus.

Cette perte est due à une mauvaise gestion des impressions. En effet, dans une PME, on observe que les employés ont tendance à imprimer de façon démesurée, jusqu’à 12 000 feuilles par an et la plupart en couleurs. Ainsi, il est important de savoir, comment réduire ses dépenses en matière d’impressions et de ce fait  inculquer de nouvelles habitudes à ses salariés.

Les postes de dépenses dans une entreprise sont souvent mal identifiés. En général, lorsqu’elle veut faire des économies, une entreprise a tendance à se concentrer sur la diminution masse salariale ou bien sur la délocalisation de sa production.

Les dépenses en matière d’impressions ne rentrent pas dans les décisions stratégiques et pourtant c’est un facteur important à prendre en compte. En effet, après une amélioration de sa politique d’impression, une entreprise peut réduire de 30 % son budget sur ce poste.

Voici les étapes à suivre si vous souhaitez savoir comment faire des réductions aux niveaux des coûts d’impressions.

 

Première étape : Analyse de l’environnement de travail

Il est important, dans un premier temps et avant toute action correctrice, de faire le tour de votre entreprise en vous posant ces questions:

  Combien de vos employés ont besoin d’un accès à une imprimante ?

  Combien d’appareils avez-vous à dispositions actuellement ?

  Quels types d’impression sont les plus utilisés par vos salariés (noir et blanc ou couleurs, documents légers ou au contraire imposants, occasionnelles ou fréquentes …) ?

  Quels sont leurs réels besoins en matière d’impression ?

  Quel est le volume de pages imprimées chaque semaines/ chaque mois ?

  Où se trouve votre équipement ?

  Vos appareils sont-ils récents ou anciens ?

  Sont-ils multifonctions et tous de la même marque ?

 

 

Deuxième étape : Coordonnez votre parc d’imprimantes multifonctions

Il est révolu le temps ou chaque employé possédait sa propre imprimante, aujourd’hui un photocopieur pour 5 à 10 salariés est totalement acceptable.

Ceci contribue à diminuer le nombre de photocopies inutiles car, les salariés devront se déplacer pour récupérer leurs documents.

N’hésitez pas à renouveler vos imprimantes si nécessaires. Les modèles les plus récents consomment normalement moins d’énergie et moins de consommables. Vous obtiendrez des appareils plus adaptés et moins susceptibles de tomber en panne. À savoir que le fait de remplacer son parc d’impression permet de réduire de 35 % les frais de fonctionnement.

 

Troisième étape : Changer ses habitudes

Réduire ses dépenses énergétiques

Mises à part des économies énergétiques réalisées en diminuant le nombre d’appareils et en installant des imprimantes moins consommatrices d’énergie, il existe encore plusieurs postes de dépenses sur lesquels vous pouvez jouer pour réduire vos frais de fonctionnement.

Même s’il est possible de quantifier le nombre de consommables utilisés, tels que l’encre, le papier, les toners, ou encore les frais d’achats des machines, les frais électriques, nécessaires au bon fonctionnement des imprimantes, est souvent sous-estimé.

Choisir les bons documents à imprimer

Le terme « Zéro papier » désigne aujourd’hui l’objectif d’une majorité d’entreprises qui ont intégré le concept d’économie sur les frais de fonctionnement.

Pour atteindre cet objectif il faut enseigner à ses employés à imprimer moins et mieux.

Le simple fait de demander un « aperçu avant impression » permettra d’éviter d’imprimer des pages dont la mise en pages ne serait pas correcte.

  Il faut aussi bien différencier les informations essentielles à imprimer et celles inutiles.

  Il faut aussi faire attention aux documents imprimés depuis internet car ils contiennent souvent des publicités et des informations peu utiles.

  Bien distinguer, les documents destinés aux fournisseurs, qui doivent être aérés et agréables à lire et ceux destinés à vos collaborateurs qui peuvent être condensés en réduisant la police par exemple.

  Une autre possibilité, la mise en place de quota, de ce fait les documents imprimés seront plus réfléchis et donc moins d’impressions inutiles.

 

S’adapter en fonction des différents modes d’impressions

De nos jours, les imprimantes et certains programmes vous laissent la possibilité de réduire la quantité de papier utilisée pour vos impressions.

   Adopter plutôt l’impression recto-verso pouvant ainsi réduire votre budget papier de 50%.

  Sélectionner l’impression multiple pour vos présentations Power Point par exemple, cela vous fera diviser par 4 ou par 8 le nombre de feuilles nécessaires tout en restant très lisible.

  Si possible, éviter d’imprimer en couleurs et préférez plutôt le noir et blanc, suffisant pour les documents internes. Et pourquoi ne pas imprimer en brouillon ce qui vous fera réduire votre consommation d’encre.

 

Les résultats futurs pour votre entreprise

Lorsque les différentes mesures seront adoptées, vous bénéficierez dès lors d’avantages à  court, moyen ou à long terme.

En plus des économies que vous allez réaliser sur ces frais de fonctionnement, vous obtiendrez une meilleure image  en tant qu’entreprise responsable, soucieuse de l’environnement et éco-citoyenne,  auprès de vos collaborateurs, de vos partenaires ainsi que vos clients.

 

La Garantie DBS solution

Si vous souhaitez améliorer votre parc d’impression en vue de réaliser des économies, nous nous vous garantissons un accompagnement dans cette démarche. DBS Solution se préoccupe fortement de ses clients et de la manière dont ils peuvent optimiser leurs différents équipements en fonction de leurs besoins.

Dans ce but, notre équipe vous guidera et estimera vos besoins afin de maîtriser votre politique d’impression et que vos partenaires adoptent ces nouvelles solutions dans leurs missions quotidiennes.

 

 

Share On Facebook
Share On Twitter
Share On Linkedin