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Quevilly Habitat
Quevilly Habitat

Voyant son parc d’impression vieillir, et souhaitant profiter de cette occasion, Quevilly Habitat a voulu le placement de systèmes d’impressions plus responsables et mieux adaptés aux besoins de ses salariés. Pour pallier à cela, elle a opté pour la mise en place de matériels de la marque  KYOCERA, combinés à la solution d’encadrement des flux Papercut .

NOTRE CLIENT

C’est en 1924 que l’Entreprise Sociale pour l’Habitat a vu le jour. Elle a pour objectif de construire et de gérer l’immobilier sur 16 communes Rouennaises. Au 1 er juin 2016, le parc d’habitations de Quevilly Habitat s’élevait à 10 209 logements soit plus de 20 000 locataires. Agréée Qualibail, elle souhaite pour ses occupants une qualité de premier ordre quant aux services proposés . Aujourd’hui, l’Entreprise Sociale emploie 200 personnes, dont 100 situées au siège social de Quevilly.

LES ENJEUX

C’est dans un but de rationalisation, et dans la mesure où le parc de copieurs du siège arrivait à échéance, que Quevilly Habitat a souhaité renouveler ses matériels. Leur faire générer des économies était l’un des défis, c’est pourquoi une étude a été établie sur les volumes et la consommation de chacun  afin de définir les vrais besoins. Un autre souhait visait à réduire les imprimantes de bureaux, au profit de plus gros matériels, plus performants et dispatchés sur les étages. Les utilisateurs se posaient des questions quant à la confidentialité de leurs documents, ce qui s’est révélé être un frein au changement. Il était également question de réduire au maximum le gaspillage en favorisant le noir et blanc à la couleur, ainsi que faire face aux impressions non récupérées. Pour finir, Quevilly Habitat souhaitait acquérir une solution lui permettant d’évaluer les impressions et les coutumes de chacun afin de pouvoir optimiser les usages et trouver une solution en adéquation avec les besoins de chaque utilisateur.

NOTRE SOLUTION

C’est notre agence de Rouen, ABR qui a remporté l’appel d’offres lancé par Quevilly Habitat quelques mois plus tôt, en proposant les matériels de la marque  KYOCERA. Sur site, ont été mis à disposition des salariés, cinq copieurs multifonctions: quatre Noir et blanc ainsi qu’un couleur. Ce dernier muni de la finition pliage et piqûre à cheval. Concernant les 10 000 impressions mensuelles d’avis d’échéance , une imprimante haute vitesse n’imprimant qu’en noir et blanc a complété le tout.  Face au problème des utilisateurs quant à la confidentialité de leurs documents et en respectant toujours la volonté de Quevilly Habitat face à des impressions plus pondérées , cette dernière a opté pour le logiciel Papercut.

Les avantages de Papercut :

– Impressions délivrées par authentification badge ou code PIN, ce qui résout sans équivoque l’inquiétude de confidentialité soulevée plus tôt.

– Amoindrissement du gaspillage mais accroissement des économies grâce à la possibilité d’annuler une impression finalement vue superflue et inutile

-Afin d’optimiser l’usage et les coûts, l’administrateur définit les règles précises à appliquer , Par exemple, lorsque le logiciel détecte l’impression d’un mail , l’impression est par défaut paramétrée en noir et blanc , tout comme le recto-verso.

– En cas d’impression de gros volumes, la demande sera automatiquement orientée vers le matériel le moins demandeur d’énergie

– Pour finir, l’avantage incontestable réside en la capacité du logiciel à émettre des reporting , des rapports de statistiques très précis sur les coutumes d’utilisations  de chacun pour demain, perfectionner les matériels et répondre encore plus précisément, aux demandes de chacun.

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LES RESULTATS D’UNE POLITIQUE D’IMPRESSION CENTRALISEE

– Après la première année d’usage de Papercut, économie de 500 000 copies

– Réduction perceptible des copies en couleur aujourd’hui de 14%, face à 20 % au total il y a 1 an

– Règles d’impression très simple à administrer

–  Des rapports et synthèses sont créés et personnalisés en fonctions des utilisations

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DECLARATION

« Nous sommes pleinement satisfaits des matériels d’impression KYOCERA Document Solutions et du logiciel PaperCut. Tant le nouveau parc que la solution ont été bien accueillis par les collaborateurs alors même qu’ils constituaient un important changement des habitudes. PaperCut nous a beaucoup aidés sur la mise en place de pratiques responsables, génératrices de fortes économies avérées dès la première année. Le projet s’est également bien déroulé avec un bon accompagnement sur le paramétrage et une grande disponibilité des équipes ABR ».

Laura LANCON, Chef de Projets Informatiques, Service Système d’Information, Direction Administrative et Financière

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